Termini e condizioni d'uso

Articolo 1

Definizioni

"CarePlanner" indica la piattaforma SaaS sviluppata da IKIGAI Srl (P.IVA 17268521006), con sede legale in Via Monti Lucretili 21, Monterotondo (RM). "Cliente" o "Tenant" indica l'organizzazione titolare dell'account. "Utente" indica qualsiasi persona fisica autorizzata dal Cliente. "Dati" indica qualsiasi informazione inserita, inclusi dati personali e dati di categorie particolari ex Art. 9 GDPR. "Servizio" indica le funzionalità offerte secondo il piano sottoscritto. "Sistemi AI" indica le funzionalità di intelligenza artificiale integrate, incluso l'agente Ambrogio.

"Familiare/Referente" indica un utente esterno che accede al Portale Assistito in sola lettura, subordinato a: (a) relazione verificata in anagrafica, (b) invito del coordinatore, (c) approvazione esplicita, (d) accettazione dei presenti Termini.

Articolo 2

Oggetto

CarePlanner è una piattaforma digitale per la gestione operativa di servizi socio-assistenziali: pianificazione turni, gestione operatori e assistiti, comunicazioni interne, reportistica e supporto AI. L'accesso è riservato a utenti autorizzati dal Cliente.

Articolo 3

Accesso e credenziali

3.1 L'accesso avviene tramite credenziali personali (email + password). L'Utente è responsabile della riservatezza delle proprie credenziali.

3.2 Il Cliente garantisce che ciascun Utente abbia accettato i presenti Termini prima di accedere.

3.3 IKIGAI Srl si riserva di sospendere l'accesso in caso di uso improprio, attività sospette o violazione dei presenti Termini.

3.4 IKIGAI Srl non è responsabile per accessi non autorizzati conseguenti a negligenza del Cliente nella custodia delle credenziali.

Articolo 4

Obblighi dell'Utente e manleva

4.1 L'Utente si impegna a:

1. utilizzare la piattaforma esclusivamente per finalità professionali del Cliente;
2. non divulgare dati di terzi al di fuori dei canali autorizzati;
3. rispettare il GDPR e la normativa sui sistemi informatici;
4. non immettere dati falsi, incompleti o non pertinenti;
5. non usare i Sistemi AI per finalità diverse dal supporto operativo autorizzato.

4.2 Il Cliente è l'unico responsabile della correttezza dei dati inseriti. IKIGAI Srl non verifica il contenuto e non risponde di decisioni basate su tali dati.

Articolo 5

Dati personali e privacy — Art. 28 GDPR

5.2 Informativa Privacy: iubenda.com/privacy-policy/64033685

5.3 Titolare: il Cliente. Responsabile: IKIGAI Srl ex Art. 28 GDPR.

5.4 IKIGAI Srl si impegna a:

1. trattare i dati su istruzione documentata del Titolare;
2. garantire riservatezza del personale autorizzato;
3. adottare misure Art. 32: TLS 1.2+, AES-256, RBAC, RLS PostgreSQL;
4. notificare data breach entro 72 ore;
5. conservare i dati per 30 giorni dalla cessazione, poi cancellazione permanente.

5.5 Il Cliente garantisce di avere base giuridica per il trattamento dei dati inseriti (inclusi dati sanitari ex Art. 9 GDPR).

Articolo 6

Sub-responsabili del trattamento

Il Cliente autorizza IKIGAI Srl ad avvalersi dei seguenti sub-responsabili:

• Railway Corporation — infrastruttura cloud, EU West Amsterdam. DPA 21/07/2026. SCC incluse. Sub-processor list
• Anthropic PBC — AI (Ambrogio). SCC ex Art. 46 GDPR. Nota: misure di minimizzazione applicate prima della trasmissione (v. Art. 7).
• Resend — email transazionali. DPA incluso. SCC incluse.
• Stripe, Inc. — pagamenti. Titolare autonomo.

Modifiche all'elenco: preavviso 15 giorni con diritto di obiezione motivata.

Articolo 7

Sistemi di intelligenza artificiale

7.1 Informativa AI (Art. 50 Reg. UE 2024/1689 — AI Act) — CarePlanner integra sistemi AI, incluso l'agente "Ambrogio" basato su modelli di Anthropic PBC. Le risposte sono generate da un sistema AI.

7.2 Minimizzazione dati verso AI — Prima della trasmissione ai modelli AI, il sistema applica un classificatore automatico che: (a) esclude dati nominativi; (b) esclude dati sanitari identificativi; (c) trasmette solo contesti aggregati, anonimi o pseudonimizzati. I dati nominativi e sanitari sono elaborati esclusivamente in locale.

7.3 I Sistemi AI possono produrre output errati. IKIGAI Srl non risponde di decisioni basate su output AI. Il Cliente è l'unico responsabile.

7.4 IKIGAI Srl può modificare, sospendere o disattivare i Sistemi AI in qualsiasi momento per ragioni tecniche o normative.

7.5 IKIGAI Srl opera come deployer ex Art. 3(4) AI Act. Anthropic PBC è il provider dei modelli.

7.6 Supervisione umana — La responsabilità di supervisione degli output AI è del personale coordinatore del Cliente.

7.7 Log AI conservati per almeno 6 mesi ex Art. 26(6) AI Act.

Articolo 8

Piani, prezzi e pagamenti

8.1 Piani: Free, Base, Pro, Business. Trial gratuito 30 giorni senza carta di credito.

8.2 Corrispettivo calcolato sulle ore assegnate nel mese, secondo le fasce su app.careplanner.it/upgrade.

8.3 Pagamenti tramite Stripe. IKIGAI Srl non accede ai dati carte.

8.4 Modifiche prezzi con preavviso 30 giorni. Recesso entro 15 giorni senza penali.

8.5 Aggiornamento annuale massimo nella misura della variazione ISTAT FOI.

Articolo 9

Sospensione per morosità

9.1 Mancato pagamento oltre 15 giorni: sospensione accesso previa comunicazione email.

9.2 Interessi di mora: D.Lgs. 231/2002 (tasso BCE + 8 punti percentuali).

9.3 Riattivazione entro 24 ore dal pagamento integrale.

9.4 Morosità oltre 60 giorni: risoluzione ex Art. 1456 c.c.

Articolo 10

Proprietà intellettuale

10.1 CarePlanner, inclusi codice, interfaccia, algoritmi e Sistemi AI, è proprietà esclusiva di IKIGAI Srl. Vietata riproduzione, decompilazione o modifica.

10.2 I dati inseriti dal Cliente rimangono di proprietà del Cliente.

10.3 IKIGAI Srl può usare dati aggregati e anonimizzati per miglioramento del servizio.

Articolo 11

Disponibilità del servizio

11.1 IKIGAI Srl mira alla continuità ma non risponde di interruzioni per: forza maggiore, manutenzione programmata (preavviso 24h), disfunzioni fornitori, attacchi informatici di terzi.

11.2 Nessun SLA garantito salvo accordo scritto separato.

Articolo 12

Limitazione di responsabilità

12.2 Cap: responsabilità massima = canoni pagati nei 12 mesi precedenti. Esclusi: dolo o colpa grave.

12.3 Esclusi: lucro cessante, mancato guadagno, sanzioni di terzi imputabili a errori nei dati del Cliente.

Articolo 13

Modifiche unilaterali ai termini e ai prezzi

13.1 Modifiche con preavviso minimo 30 giorni via email e/o notifica in-app.

13.2 Recesso entro 15 giorni senza penali, con rimborso quota prepagata non goduta.

13.3 Uso continuato oltre 15 giorni = accettazione delle modifiche.

13.4 Modifiche tecniche/redazionali senza impatto sui diritti sostanziali: efficaci dalla pubblicazione.

Articolo 14

Cessazione del contratto e portabilità dati

14.1 Alla cessazione: (a) dati accessibili per export CSV/JSON per 30 giorni; (b) dopo 30 giorni senza richiesta: cancellazione permanente; (c) export completo su richiesta scritta entro 5 giorni lavorativi.

14.2 La cessazione non esonera dal pagamento dei canoni maturati.

Articolo 15

Clausola risolutiva espressa

15.1 Ai sensi dell'Art. 1456 c.c., IKIGAI Srl può risolvere con effetto immediato via email/PEC al verificarsi di: (a) mancato pagamento oltre 60 giorni; (b) violazione obblighi riservatezza; (c) uso per finalità illecite; (d) dati falsi che causino danni; (e) violazione grave obblighi GDPR; (f) cessione del contratto senza autorizzazione.

15.2 In caso di risoluzione per colpa del Cliente: diritto al risarcimento + canoni dovuti.

Articolo 16

Portale Assistito e accesso familiare

16.1 Accesso in sola lettura per familiari: turni, PAI (sezioni autorizzate), ticket interni.

16.2 Il Cliente garantisce: (a) dati visibili solo del proprio assistito; (b) accesso solo tramite invito coordinatore con approvazione; (c) ogni accesso registrato in audit; (d) revocabile in qualsiasi momento.

16.3 IKIGAI Srl non è responsabile per uso improprio del Portale da parte di familiari.

Articolo 17

Legge applicabile e foro competente

17.1 Legge italiana.

17.2 Foro esclusivo: Roma.

17.3 Per Clienti consumatori ex D.Lgs. 206/2005: disposizioni inderogabili del Codice del Consumo.